Üyelik süreleri dolan üyelerinizin üyelik yenileme kararı vermelerini sağlamak için kendilerine gönderdiğiniz mektup ya da e-postaları tekrar gözden geçirmenizde fayda var.
E-bültenler ya da web sitenizden farklı olarak oluşturacağınız bu metinler, üyenize direkt olarak hitap etme imkanı sunar ve bu yüzden üyelik yenileme sürecinde çok önemlidir. Bu seneki metinlerinizi düzenlemeden önce aşağıdaki önerilerimize göz atabilirsiniz.
Kişisel ve güçlü metinler oluşturun
Üyelerinize özel oluşturacağınız mektup ya da e-postanız, üyelerinizin kurumunuzla kurdukları özel ilişkiyi ve kurumun bir parçası olma duygusunu hatırlatmalı. Kurumunuzun üyenize kattığı artı değeri vurgularken aynı zamanda desteğinin sizin için ne kadar önemli olduğunun da altını çizmelisiniz.
Kişiye özel metinler etki gücünüzü artırır
Uzmanlar iletişim stratejilerinizi belirlerken hitap ettiğiniz kitleyi kategorileştirmenin öneminin altını çiziyor. Dernek ve diğer üyelik bazlı kurumlar postalarını kişiselleştirmek için üye veri tabanlarının kendilerine sundukları verilerden yararlanıyor. İşe üyelerinizi birbirinden ayıran özelliklerinin neler olduğunu düşünerek başlayabilirsiniz. Örneğin:
- Farklı üyelik kategorileriniz var mı? (öğrenci, çalışan, emekli,…)
- Üyelik statüsüne göre gruplandırma yapıyor musunuz? ( yeni üye, aktif üye, eski üye, pasif üye,,…)
- Üyelerinizin etkileşim verilerine sahip misiniz? (Aktif gönüllülük, etkinliklere ya da mesleki gelişim seminerlerine katılım, komitelerde görev alma,..)
Üyeleriniz hakkında ne kadar çok bilgi sahibi olursanız postalarınızı kişiselleştirmeniz de bir o kadar kolay olur. Örneğin bazı üyelerinizin bir projenizde özel olarak görev aldığı, bunun için çaba sarf ettiği bilgisine sahipseniz; mektubunuzda bu deneyimi ve desteklerinin sizin için ne kadar önemli olduğunu ön plana çıkarabilirsiniz. Aynı şekilde öğrencilerden oluşan bir üye grubuna hitap ederken, kurumunuzun kendilerine sunduğu mesleki gelişim ya da çevre oluşturma gibi olanakları vurgulayabilirsiniz.
Tüm bu kategorilere ayırma ve her bir üyenizin aktivitesini ayrı ayrı takip etme işini manuel yollarla yapmak her zaman çok sağlıklı olmadığı gibi çok fazla zaman ve enerji gerektirebiliyor. Raklet, üye veri tabanınızdaki verileri size istatistikler ve kategoriler ışığında sunuyor ve zaman tüneli uygulamasıyla her bir üyenizin derneğinizle olan etkileşimini görmenize olanak sağlıyor.
Otomatik hatırlatmalar
Bu yazıda üyelik yenileme çağrılarınız için kullanabileceğiniz kişiye özel mektup ve e-postalardan söz ediyoruz ancak kurumunuz otomatik hatırlatmaların daha uygun olduğunu düşünebilir. Durum böyle olsa dahi üye yönetim sisteminiz size, göndereceğiniz hatırlatma metinlerini kişiselleştirme imkanı verecektir.
Üye yönetim sisteminizin sunduğu otomatik ödeme seçenekleriyle ödemelerin takibi meselesi bir yük olmaktan çıkıyor (Bkz.Dernek Gelirlerini Artırmanın En Kolay Yolu: Tek Tıkla Öde!) ancak yine de üyelerinize direkt olarak hitap edeceğiniz fırsatlar yaratmanızda fayda var. Üyelik yenileme işlemleri otomatik olarak gerçekleşen üyelerinize göndereceğiniz teşekkür mektup ya da e-postalarını bu çerçevede düşünebilirsiniz.
